Travailler en toute confiance face à l’incertitude
Par Kylie Wolfe.
En cas d’urgence, il est important d’être préparé. La mise en place d’un plan pour votre laboratoire permet non seulement de protéger vos collègues, mais aussi de protéger leur travail. Qu’il s’agisse d’un incendie, d’une tempête violente ou d’une pandémie mondiale, il peut être indispensable d’agir avec efficacité. Une façon de préparer votre équipe à l’inattendu est de mettre en place un plan de continuité des opérations (COOP). Bien qu’il soit difficile de créer un plan parfait pour chaque scénario, vous pouvez contribuer à minimiser les perturbations et éviter de perdre de précieux progrès.
Se lancer
Un COOP permet à votre laboratoire de définir différentes étapes qui, grâce à une formation adéquate, peuvent être exécutées au pied levé. Ce plan permet à votre laboratoire de fonctionner aussi bien que possible en cas d’imprévu. Pour vous assurer que votre COOP fonctionne et reste efficace, vous devez :
- Concevoir et documenter votre plan
- Tester et former régulièrement les employés
- Réviser et mettre à jour votre plan régulièrement
Élaborer un plan
Commencez par mettre en place un petit comité de planification. Les membres peuvent aider à identifier les fonctions essentielles et les efforts nécessaires pour les maintenir. Déterminez le nombre d’employés dont vous avez besoin pour faire avancer les recherches et maintenir les stocks de fournitures. Cette liste peut ensuite être classée par ordre de priorité pour se concentrer sur les domaines critiques, comme la protection des échantillons et des équipements de valeur.
Notez les instruments dont vous dépendez, y compris ceux qui sont sensibles à la température. Notez la marque, le modèle et le numéro de série de chacun d’entre eux, ainsi que les informations concernant les garanties, la maintenance, l’alimentation électrique et tout autre détail important. Envisagez également des options de stockage avec fonctions de secours, comme des systèmes de secours à l’azote liquide pour les congélateurs à ultra-basse température, afin de préserver la sécurité de vos échantillons.
Définissez des pratiques de travail à distance et déterminez quelles tâches, comme la planification d’expériences, peuvent être réalisées hors site. Dans certains cas, il peut être nécessaire de limiter le nombre de chercheurs dans l’espace physique du laboratoire.
Il est utile de faire souvent l’inventaire de vos produits chimiques et de vos réactifs afin que les matières dangereuses soient sécurisées et reconnues en cas d’urgence.
Gardez également une liste de contacts à portée de main. Elle doit inclure les employés, ainsi que des contacts de la sécurité publique, de l’hygiène du milieu et de la radioprotection (EHRS), et d’autres personnes en rapport avec votre travail. Assurez-vous que votre liste est toujours à jour et exacte.
“Un COOP permet à votre laboratoire de décrire diverses étapes qui, grâce à une formation adéquate, peuvent être mises en œuvre au pied levé.”
Tester vos idées
Si la création de ce plan a tendance à reposer entre les mains des responsables de laboratoire, chaque membre de l’équipe joue un rôle dans sa mise en œuvre.
Les COOP sont considérés comme des documents évolutifs et doivent être testés, discutés et révisés régulièrement. Planifiez régulièrement des exercices et rappelez aux employés les procédures importantes.
Cela dit, la communication est essentielle. Des réunions de routine avec votre comité de planification peuvent aider à maintenir votre COOP à jour, tandis que des formations avec les membres du personnel peuvent préparer les employés à agir.
Sauvegardez les fichiers importants et conservez une liste de ces documents. Testez les connexions à distance et mettez en place des mesures de sécurité pour toutes les données et les fichiers partagés. Il n’y a pas que votre espace physique qui compte : votre espace numérique compte aussi.
Comparer vos notes et faire des révisions
Il est difficile de prévoir tous les types d’urgence, mais un plan peut faire une différence considérable. Même si vos besoins diffèrent de ceux du laboratoire d’à côté, comparer les idées peut vous aider à vous assurer que votre document est complet.
Votre comité de planification peut proposer des suggestions d’amélioration sur la base de divers tests et formations. Les commentaires de tous les employés sont importants.
Comme nous l’avons appris en 2020, les choses peuvent basculer en un instant. Si vous vivez un scénario qui vous oblige à activer votre COOP, vous saurez comment adapter votre plan et soutenir votre processus. Plus important encore, gardez toujours les lignes de communication ouvertes avec votre personnel.
L’établissement d’un plan à l’avance peut aider à minimiser les perturbations des opérations du laboratoire et à promouvoir la sécurité. Passez de l’éducation à l’action et commencez dès maintenant à préparer votre équipe à l’inattendu.
Ce contenu a été inspiré, en partie, par les documents “Research Continuity Planning”, Université de Pennsylvanie, 12 mars 2020 ; “Continuity Planning and Recovery Guide”, Université du Texas à Dallas, mars 2020 ; et “Research Continuity Guidance For Laboratories And Research Facilities”, Institut de technologie du Massachusetts, mars 2020.
Kylie Wolfe est rédactrice de contenu pour Fisher Scientific.
